Die Beschaffungspolitik gibt in einer konzentrierten Form einen Überblick über das Beschaffungswesen der öffentlich-rechtlichen Anstalt SVA Aargau und legt wesentliche Grundsätze für die Beschaffungen fest. So schafft die Beschaffungspolitik in der SVA Aargau die Basis, um die vielfältigen Beschaffungsaufgaben erfolgreich und korrekt wahrzunehmen. Der Geltungsbereich der Beschaffungspolitik umfasst die SVA Aargau und bezieht sich auf die Beschaffungen von Gütern, Dienstleistungen und Bauleistungen. Ziel ist es, wirtschaftliche, soziale und ökologische Mehrwerte zu schaffen.
Grundverständnis über das Beschaffungswesen
Das Beschaffungswesen der SVA Aargau ist darauf ausgerichtet, das Unternehmen mit Gütern, Dienstleistungen und Bauleistungen zu versorgen, die zur Erbringung der Dienstleistungen der SVA Aargau erforderlich sind. Dabei wird ein breites Spektrum abgedeckt, das von einmaligen bis zu wiederkehrenden Beschaffungen reicht.
Das Beschaffungswesen ist ein ausgeprägt interdisziplinäres Aufgabengebiet, das unter anderem rechtliche, betriebswirtschaftliche, soziale und ökologische Aspekte umfasst. Bei den einzelnen Beschaffungen müssen vielfältige Anforderungen erfüllt werden, die für den öffentlichen Sektor gelten. Dies betrifft insbesondere die Anwendung des Beschaffungsrechts sowie hohe Erwartungen an die Transparenz, Compliance und Wirtschaftlichkeit.
SVA-Aargau-weite Grundsätze für die Beschaffungen sowie eine klare und transparente Organisation des Beschaffungswesens stellen sicher, dass die vielfältigen Anforderungen erfüllt werden können. Sie sind darauf ausgerichtet, die bedarfsgerechte Versorgung zu gewährleisten, tiefe Beschaffungskosten bei hoher Qualität sicherzustellen und Risiken möglichst tief zu halten.
Das Beschaffungswesen der SVA Aargau wird laufend intern und extern überprüft, kontinuierlich weiterentwickelt und an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst.
Rechtliche Grundlagen
Die SVA Aargau als kantonales Unternehmen untersteht dem Beschaffungsrecht des Kanton Aargau. Die Regeln des öffentlichen Beschaffungsrechts verfolgen mehrere Ziele:
- Förderung des wirksamen Wettbewerbs unter den Anbietenden
- Gewährleistung der Gleichbehandlung aller Anbietenden sowie einer unparteiischen Vergabe
- Sicherstellung der Transparenz der Vergabeverfahren
- Wirtschaftliche Verwendung öffentlicher Mittel
Die SVA Aargau gestaltet ihr Beschaffungswesen aktiv unter verantwortungsvoller Verwendung von öffentlichen Mitteln.
Die SVA Aargau achtet bei allen Beschaffungen von Gütern, Dienstleistungen und Bauleistungen – unabhängig der Verfahrenswahl – generell auf die gemäss Art. 11 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) Verfahrensgrundsätze:
- Sie führt Vergabeverfahren transparent, objektiv und unparteiisch durch.
- Sie trifft Massnahmen gegen Interessenkonflikte, unzulässige Wettbewerbsabreden
- und Korruption.
- Sie achtet in allen Phasen des Verfahrens auf die Gleichbehandlung der Anbietenden.
- Sie verzichtet auf Angebotsrunden.
- Sie wahrt den vertraulichen Charakter der Angaben der Anbietenden.
Grundsätze für Beschaffungen
Die SVA Aargau arbeitet mit Partnerinnen und Partnern zusammen, die ihre Werte «nah, klar, voraus» teilen und ihre strategischen Zielsetzungen kennen. Gemeinsam stellen sie sicher, dass die Dienstleistungen, welche im Namen der SVA Aargau erbracht werden, auf Sicherheit, Vertrauen und Vereinfachung einzahlen.
Wirtschaftliche Grundsätze
Die SVA Aargau legt ein besonderes Gewicht auf einen effizienten und optimierten Beschaffungsprozess. Jede Beschaffung basiert auf Wirtschaftlichkeit. Dazu werden verschiedene Anbieter und/oder Varianten in Vergleich gezogen und die gesamten Lebens- und Nutzungszyklen betrachtet. Hierbei bezieht sie auch qualitative Faktoren in die Kosten-Nutzen Beurteilung mit ein.
Soweit sinnvoll und möglich fasst die SVA Aargau Materialgruppen und Dienstleistungen zusammen, um so beste Einkaufspreise in den jeweiligen Beschaffungsmärkten zu erzielen.
Die SVA Aargau ist offen für die Zusammenarbeit mit Partnern und Partnerinnen, um Synergien zu nutzen und um eine hohe Wirtschaftlichkeit im Sinne des Eigentümers sowie der Kundinnen und Kunden zu erreichen.
Ökologische Grundsätze
Die SVA Aargau stellt sicher, dass bei den Beschaffungen ökologische Ziele berücksichtigt werden, die den ganzen Lebenszyklus der einzelnen Güter, Dienstleistungen und Bauleistungen abdecken (Beschaffung, Betrieb, Entsorgung). Damit sollen Ressourcen- und Energieflüsse wie auch schädliche Emissionen in die Umwelt vermindert und tief gehalten werden. Stoffkreisläufe sind möglichst zu schliessen: Modularität, Recycling, Wiederverwendung, Umnutzung von Gütern ist bei der Beschaffung mitgedacht und sichergestellt. Für die Beurteilung komplexerer Güter und Leistungen kann die SVA Aargau auch in adäquater und auf den wirtschaftlichen Nutzen abgestimmten Form auf die Expertise von externen Fachexpertinnen und -experten zurückgreifen.
Soziale Grundsätze
Die SVA Aargau erteilt Aufträge an Anbietende, die ihre soziale Verantwortung wahrnehmen und die geltenden gesetzlichen Anforderungen einhalten und diese an ihre Subunternehmen überbinden. Insbesondere achtet sie dabei auf:
- Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz
- Korrekt entrichtete und abgerechnete Beitragszahlungen der ersten und zweiten Säule
- Gleichstellung der Geschlechter und Inklusion
Bei Beschaffungen im freihändigen Verfahren und im Einladungsverfahren nutzt die SVA Aargau wo möglich bestehende Kundenbeziehungen, um potenzielle Lieferantinnen und Lieferanten zu finden. Die Qualität und Wirtschaftlichkeit hat hierbei oberste Priorität. Wo möglich wählt sie im Kanton Aargau ansässige Lieferantinnen und Lieferanten, welche bei der Ausgleichskasse der SVA Aargau angeschlossen sind und/oder Mehrwerte für die Dienstleistungen der Sozialversicherungen erbringen (z.B. Institutionen der Durchführung im Bereich Invalidenversicherung).
Transparenz
Die SVA Aargau setzt als öffentlich-rechtliche Anstalt die Vorgaben der Interkantonalen Vereinbarung über das Beschaffungswesen des Kantons Aargau (IVöB) konsequent um. Dabei beachtet sie unter anderem die beschaffungsrechtlich relevanten Schwellenwerte sowie die allgemeinen Grundsätze des Beschaffungsrechts. Sie dokumentiert die Vergaben gemäss den gesetzlichen Vorgaben und setzt die Publikationspflichten auf simap.ch um. Angaben über die einzelnen Beschaffungen sind für Dritte im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zugänglich und transparent.
Risikobewusstsein
In Bezug auf Lieferantenbeziehungen setzt die SVA Aargau auf zweckmässige Methoden und Instrumente zur Risikominimierung. Dabei kann sie beispielsweise auf das interne Kontrollsystem IKS, die Teilsysteme ISMS sowie auf extern auditierte Normierungen wie z.B. ISO27001 und externe Revisionsstellen setzen.
Lieferantenverträge werden in einem zentralen Partnermanagementsystem gepflegt. Die SVA Aargau setzt auf langfristige Lieferantenbeziehungen, welche über angemessene Kontroll- und Qualitätsmerkmale verfügen und Risiken gemäss den gängigen Normierungen zu adressieren wissen.
Korrektheit
Die SVA Aargau sorgt dafür, dass alle Beschaffungen korrekt und regelkonform durchgeführt werden. Bei den Beschaffungen sind die Regeln über das öffentliche Beschaffungsrecht über den Ausstand und des IVöB einzuhalten.
Sowohl in der Offertphase wie auch in bestehenden Lieferantenbeziehungen werden Geschenke oder Vergünstigungen abgelehnt (Null-Toleranz). Die Geschäftsleitung regelt den Umgang im Detail in den entsprechenden Weisungen. Die SVA Aargau ist sich bewusst, dass unethisches oder strafbares Verhalten von Mitarbeitenden den Kundinnen und Kunden sowie der eigenen Reputation schadet.
Kompetenz
Die SVA Aargau stellt die innerbetrieblichen Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen entlang des Beschaffungsprozesses und der Produktlebenszyklen sicher und schafft innerbetrieblich betriebs-wirtschaftliche Synergien. Die jeweils benötigten Voraussetzungen und Kompetenzen der Stelleninhaberinnen und Stelleninhaber werden in den jeweiligen Rollenbeschrieben definiert und festgehalten.